ZAD est une agence de communication spécialisée dans l’organisation d’événements professionnels.
En effet, les événements professionnels sont considérés comme une partie importante de la stratégie de communication d’une entreprise, et vont permettre de promouvoir vos valeurs et votre image.
Qu’est ce qu’un événement professionnel ?
Cette approche peut viser les employés ou les partenaires, les clients ou bien le grand public.
Il existe différents types d’événements professionnels :
- Le séminaire / team building renforce l’esprit d’équipe des collaborateurs, et permet de consolider les liens entre eux.
- La soirée de lancement produit rassemble principalement collaborateurs, clients potentiels et investisseurs. Le but de cet événement sert à dynamiser une marque / produit avant le lancement.
- La conférence / congrès réunit des personnes afin de débattre sur des objectifs bien précis.
La journée portes ouvertes est une occasion de présenter l’entreprise auprès de consommateurs et de mettre en avant le savoir-faire - Un afterwork un moment de convivialité et de partage entre collaborateurs après le travail.
Chaque événement est différent, il est donc nécessaire de choisir un lieu stratégique afin de satisfaire vos invités. Pour ces raisons, ZAD se démène pour sans cesse dénicher des lieux inédits, insolites, sur Marseille et ses environs.
Comment organiser un événement professionnel ?
Organiser un événement professionnel, ça ne s’improvise pas ! C’est une réelle occasion de conforter l’image et la notoriété de votre entreprise, alors la logistique de la soirée ne doit donc pas être laissée au hasard.
En effet, il est important d’établir un plan précis (sous forme de rétroplanning par exemple) du déroulement de votre événement professionnel, afin qu’il soit une parfaite réussite ! Pour cela, vous devez choisir un lieu, définir un thème, établir des horaires, sélectionner des intervenants, valider des prestataires, etc. L’agence ZAD vous accompagne, et nous espérons, grâce à cet article, pouvoir vous apporter de l’aide dans l’élaboration de votre projet.
Définir le public et les objectifs attendus
Organiser un événement professionnel va essentiellement dépendre du public que vous souhaitez atteindre.
De fait, l’événement professionnel se présentera différemment en fonction du public auquel il s’adresse : par exemple des clients, des collaborateurs ou encore des employés de votre entreprise. Mais aussi en fonction de l’objectif recherché : la promotion d’un nouveau produit ou service, remercier d’une façon originale vos partenaires professionnels, renforcer la cohésion de vos équipes au sein de votre structure, organiser une soirée des vœux pour la nouvelle année, créer des partenariats et mettre en relations plusieurs professionnels autour d’un workshop, etc.
Il sera essentiel tout d’abord de définir précisément le message que vous souhaitez transmettre, et à qui vous souhaitez l’adresser.
Estimer le budget destiné à l’événement
Avant de commencer à organiser votre événement professionnel, il sera primordial de définir un budget, au moins approximatif, une fourchette de prix que vous souhaitez allouer à cet événement. En fonction du format choisi, le coût ne sera évidemment pas le même.
En effet, vos finances ne seront pas les mêmes entre une soirée de réseautage, un séminaire, une conférence, un team-building, une soirée de gala, un lancement de produits, ou encore un anniversaire d’entreprise.
Le savoir-faire de notre agence d’événementiel est aussi de savoir négocier pour vous des tarifs préférentiels et vous faire profiter de notre large réseau afin de pouvoir vous organiser un événement professionnel qui respectera votre budget.
Choisir le lieu et la date de votre événement
Le choix de la date et du lieu de votre événement professionnel aura une influence directe sur la réussite de votre projet : il est impératif qu’ils conviennent à un maximum de personnes.
Par exemple, si vous organisez une conférence / cocktail, vous devez vérifier qu’il n’y ait pas d’autres actions au même moment sur le même thème afin d’éviter la concurrence. ZAD Agence préconise d’éviter les périodes de vacances scolaires ainsi que les week-ends pour l’organisation de vos événements professionnels, ces moments étant généralement précieux pour la vie de famille de vos employés, collaborateurs et clients.
Concernant le lieu choisi, vous devez aussi vous assurer qu’il corresponde aux activités prévues, qu’il soit en adéquation avec votre entreprise, et qu’il dispose d’une capacité d’accueil adéquate. De plus, les invités doivent pouvoir y accéder facilement, ou vous devrez organiser leur transport. Pour cela, ZAD agence ne manque pas d’idées et peut vous proposer un service de navettes, sous différentes formes (TukTuk, bus, voiturettes de golf…) et proposer une expérience totale aux participants.
Le lieu doit être réservé bien en amont de la date de l’événement et vos invités devront être prévenus à un moment stratégique afin de garantir leur présence.
Comment choisir ses prestataires de service ?
En fonction du format d’événement que vous choisirez, il vous faudra trouver les prestataires adéquats à votre projet.
Nous vous conseillons dans un premier temps de lister vos besoins en traiteur, prestations techniques (son, vidéo, éclairages), animations, musique, intervenants, personnel de service et d’accueil, équipements, mobilier, décoration etc.
Notre travail d’agence d’événementiel, en plus de vous obtenir des tarifs préférentiels, va également être d’effectuer un véritable travail de recherches, comparaisons de devis et négociations auprès des différents prestataires afin de vous garantir une optimisation totale de votre budget et d’assurer une qualité d’événement à la hauteur de vos attentes.
Planifier votre événement professionnel
Nous sommes justement là pour vous accompagner non seulement dans l’organisation mais également dans toute la coordination avec les différents acteurs de vos événements. Il est important que vous puissiez faire un repérage des lieux avant le jour de l’événement. Bien évidemment, nous sommes là pour assurer une bonne coordination avec les différents prestataires et vérifier que tout soit conforme à vos attentes avant le jour J. Notre travail consiste également à éditer un plan d’orientation ainsi qu’un programme de la (ou des) journée(s) à distribuer à chaque prestataire, mais aussi, au besoin, à chaque participant. Nous pouvons également prévoir des badges d’accès, une signalétique claire sur les lieux, des affiches, et autres matériels nécessaires.
Si vous accueillez des participants étrangers, nous veillons à ce que chaque document soit disponible en plusieurs langues, et nous pouvons faire éventuellement appel à un traducteur.
Communiquer sur un événement professionnel
Une bonne communication en amont de votre événement est essentielle pour vous assurer une participation maximale. Nous vous conseillons d’utiliser tous les moyens à votre disposition (réseaux sociaux, e-mails, courriers, invitations, presse, TV, radio, etc.)
Une fois votre événement terminé, il est intéressant de faire un point sur son déroulement, et d’arriver à en mesurer l’impact. Vous pouvez par exemple mener une enquête de satisfaction auprès de vos participants. Ainsi, vous pourrez étudier les points forts et les points faibles qui en ressortent pour en évaluer les retombées.
Que cet événement professionnel soit destiné à vos clients, vos collaborateurs ou bien vos employés, ce projet doit mettre en avant votre structure et rester un événement mémorable pour tous les participants.
ZAD agence est présente vous apporter tout son savoir-faire, sa créativité, et vous faire gagner votre temps précieux. Nous pouvons vous proposer des événements clé en main dans des lieux qui ne cessent de se réinventer.